Een kerstpakket, een bedrijfsfeest of een thuiswerkvergoeding: als werkgever heb je via de werkkostenregeling (WKR) ruimte om je werknemers onbelast iets extra’s te geven. Toch zitten er addertjes onder het gras waar veel ondernemers niet van weten. Hieronder leggen we uit hoe de regeling werkt en waar je op moet letten.
1. Wat is de werkkostenregeling ook alweer
Met de WKR mag je als werkgever een bepaald percentage van je totale fiscale loonsom onbelast besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor je personeel. Dit heet de vrije ruimte. Blijf je binnen dit bedrag, dan betaal je hierover geen loonbelasting.
2. Let op de grens van de vrije ruimte
Zodra je de vrije ruimte overschrijdt, betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Het is dus belangrijk om gedurende het jaar bij te houden hoeveel ruimte je al hebt gebruikt, zodat je niet voor een onverwachte naheffing komt te staan.
3. Wat valt er wel onder de vrije ruimte
Denk aan een kerstpakket, personeelsfeest, fitnessabonnement of een fiets van de zaak. Ook bepaalde vergoedingen voor thuiswerken kunnen hieronder vallen, mits ze zakelijk zijn en aan de voorwaarden voldoen.
4. Wat valt er buiten de vrije ruimte
Sommige zaken vallen onder de zogeheten gerichte vrijstellingen en tellen dus niet mee voor de vrije ruimte, zoals reiskostenvergoeding, opleidingskosten of noodzakelijke gereedschappen. Andere vergoedingen, zoals een te hoge onkostenvergoeding, kunnen juist volledig belast zijn als loon.
5. Voorkom veelgemaakte fouten
Een veelgemaakte fout is het niet consequent registreren van verstrekkingen, waardoor aan het einde van het jaar niet meer duidelijk is hoeveel vrije ruimte er nog over is. Zorg voor een overzichtelijke administratie gedurende het hele jaar, in plaats van achteraf alles te moeten uitzoeken.
Tot slot: de werkkostenregeling biedt mooie mogelijkheden om je personeel onbelast iets extra’s te geven, maar vraagt wel om een zorgvuldige administratie. Wil je zeker weten dat jouw regeling optimaal en correct wordt toegepast? Neem gerust contact met ons op.