ALGEMENE VOORWAARDEN MENA FINANCE

Mena Finance
Pampuskade 210
3077 ZK Rotterdam
Nederland

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Mena Finance: de onderneming die onder de handelsnaam Mena Finance administratieve, fiscale en financiële dienstverlening verricht, gevestigd te Rotterdam aan de Pampuskade 210.
Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Mena Finance een overeenkomst aangaat of aan wie Mena Finance diensten verleent.
Diensten: alle door Mena Finance aangeboden en/of uitgevoerde werkzaamheden, waaronder begrepen administratieve dienstverlening, financiële dienstverlening, belastingaangiften, jaarrekeningen, fiscale advisering, salarisadministratie en overige daarmee samenhangende werkzaamheden.
Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Mena Finance en de klant betreffende de uitvoering van werkzaamheden.
Opdracht: de door de klant aan Mena Finance verstrekte opdracht tot het verrichten van één of meerdere diensten.
Schriftelijk: hieronder wordt tevens verstaan communicatie per e-mail en andere elektronische communicatiemiddelen, voor zover de identiteit van de afzender en de inhoud voldoende kunnen worden vastgesteld.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten, opdrachten en werkzaamheden van Mena Finance.
De algemene voorwaarden maken integraal onderdeel uit van iedere overeenkomst tussen Mena Finance en de klant.
De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van de klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij deze voorafgaand en schriftelijk door Mena Finance zijn aanvaard.
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk door Mena Finance zijn bevestigd.
Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijken te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om de betreffende bepaling te vervangen door een rechtsgeldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.
Indien de inhoud van de overeenkomst afwijkt van deze algemene voorwaarden, prevaleert de overeenkomst voor zover daarin uitdrukkelijk van deze voorwaarden wordt afgeweken.

Artikel 3 – Totstandkoming van de overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand zodra Mena Finance de opdracht van de klant schriftelijk of mondeling heeft aanvaard, dan wel zodra Mena Finance met de uitvoering van de opdracht is begonnen.
Offertes en prijsopgaven van Mena Finance zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Een offerte heeft een geldigheidsduur zoals vermeld in de offerte. Indien geen geldigheidsduur is vermeld, vervalt de offerte na 30 dagen.
Een overeenkomst kan zowel schriftelijk als elektronisch tot stand komen.
Indien de klant verzoekt om aanvullende werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen, is Mena Finance gerechtigd deze werkzaamheden afzonderlijk in rekening te brengen.

Artikel 4 – Uitvoering van de opdracht

Mena Finance zal de werkzaamheden naar beste inzicht, deskundigheid en vermogen uitvoeren.
De werkzaamheden van Mena Finance hebben het karakter van een inspanningsverplichting, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een resultaatsverplichting is overeengekomen.
Mena Finance bepaalt, binnen de grenzen van de opdracht, op welke wijze de werkzaamheden worden uitgevoerd.
Mena Finance is gerechtigd derden in te schakelen indien dit voor een goede uitvoering van de opdracht noodzakelijk of wenselijk is.
Mena Finance is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van door haar ingeschakelde derden indien Mena Finance bij de keuze en inschakeling van deze derden de nodige zorgvuldigheid heeft betracht.
Mena Finance mag ervan uitgaan dat de door de klant verstrekte informatie juist, volledig en betrouwbaar is, tenzij uitdrukkelijk anders blijkt.
Mena Finance is niet verplicht de door de klant verstrekte informatie zelfstandig op juistheid of volledigheid te controleren, tenzij dit uitdrukkelijk onderdeel van de opdracht is.

Artikel 5 – Verplichtingen van de klant

De klant is verantwoordelijk voor het tijdig, volledig, juist en op de overeengekomen wijze aanleveren van alle informatie, documenten, gegevens en bescheiden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.
De klant dient wijzigingen die relevant zijn voor de uitvoering van de opdracht zo spoedig mogelijk aan Mena Finance door te geven.
De klant is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van administratieve stukken, facturen, bankgegevens, contracten, loonmutaties en overige relevante documenten.
Indien de klant informatie niet, niet tijdig of onvolledig aanlevert, is Mena Finance niet verantwoordelijk voor daaruit voortvloeiende vertragingen, fouten, gemiste deadlines, naheffingen, boetes, rente of andere schade.
De klant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de door hem verstrekte gegevens.
De klant dient zelf tijdig kennis te nemen van door Mena Finance verstrekte stukken, aangiften, rapportages en adviezen en eventuele onjuistheden zo spoedig mogelijk te melden.

Artikel 6 – Fiscale aangiften en wettelijke termijnen

Mena Finance kan namens de klant belastingaangiften en andere fiscale aangiften verzorgen, voor zover dit onderdeel is van de overeengekomen dienstverlening.
Mena Finance zal zich inspannen om aangiften binnen de daarvoor geldende termijnen in te dienen, mits de klant alle daarvoor benodigde informatie tijdig en volledig heeft aangeleverd.
Indien de klant informatie te laat, onvolledig of onjuist aanlevert, kan Mena Finance niet aansprakelijk worden gehouden voor het niet of niet tijdig kunnen indienen van een aangifte.
De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de uiteindelijke fiscale verplichtingen en de juistheid van de door hem verstrekte informatie.
Indien een aangifte, aanslag, beschikking of ander fiscaal document door de klant wordt ontvangen, dient de klant dit document indien relevant zo spoedig mogelijk aan Mena Finance te verstrekken.
Mena Finance is niet aansprakelijk voor fiscale gevolgen die ontstaan doordat de klant relevante informatie of correspondentie van een overheidsinstantie niet tijdig aan Mena Finance verstrekt.

Artikel 7 – Termijnen

Door Mena Finance genoemde termijnen gelden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, als indicatieve termijnen en niet als fatale termijnen.
Een termijn vangt pas aan nadat Mena Finance alle benodigde informatie en documenten van de klant heeft ontvangen.
Indien sprake is van vertraging veroorzaakt door de klant, derden, overheidsinstanties, softwareleveranciers, storingen of andere omstandigheden buiten de invloed van Mena Finance, wordt de termijn overeenkomstig verlengd.
Mena Finance is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van overschrijding van een niet-fatale termijn.

Artikel 8 – Honorarium en prijswijzigingen

Voor de dienstverlening is de klant het overeengekomen honorarium verschuldigd.
Het honorarium kan bestaan uit een vast bedrag, maandelijkse vergoeding, uurtarief of een combinatie hiervan.
Tenzij anders vermeld zijn alle genoemde prijzen exclusief btw en andere door de overheid opgelegde heffingen.
Werkzaamheden die niet binnen de overeengekomen dienstverlening vallen, kunnen afzonderlijk worden gefactureerd.
Mena Finance is gerechtigd het overeengekomen honorarium periodiek aan te passen indien omstandigheden, kostenontwikkelingen, wet- en regelgeving of de aard en omvang van de werkzaamheden daartoe aanleiding geven.
Een wijziging van het honorarium wordt tijdig aan de klant meegedeeld.

Artikel 9 – Facturering en betaling

Facturen dienen binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn volledig te worden voldaan.
Betaling dient plaats te vinden zonder verrekening, korting of opschorting, tenzij de klant daartoe op grond van dwingend recht gerechtigd is.
Indien de klant niet tijdig betaalt, verkeert de klant na het verstrijken van de betalingstermijn in verzuim, voor zover de wet dit toestaat.
Vanaf het moment van verzuim is de klant de wettelijke rente verschuldigd. Bij zakelijke klanten kan de wettelijke handelsrente van toepassing zijn.
Indien betaling uitblijft, is Mena Finance gerechtigd buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen voor zover wettelijk toegestaan.
Voor consumenten worden incassokosten uitsluitend in rekening gebracht met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke vereisten.
Voor zakelijke klanten kunnen de daadwerkelijk gemaakte redelijke buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten worden gevorderd voor zover wettelijk toegestaan.
Mena Finance is gerechtigd bij langdurige betalingsachterstanden aanvullende zekerheid of vooruitbetaling te verlangen.

Artikel 10 – Opschorting van werkzaamheden

Indien de klant niet tijdig betaalt, niet de noodzakelijke informatie verstrekt of anderszins zijn verplichtingen niet nakomt, is Mena Finance gerechtigd de uitvoering van de werkzaamheden op te schorten.
Mena Finance is niet aansprakelijk voor gevolgen die ontstaan doordat werkzaamheden wegens een betalingsachterstand of andere tekortkoming van de klant zijn opgeschort.
Eventuele wettelijke, fiscale of andere termijnen die gedurende een opschorting verstrijken, komen voor rekening en risico van de klant indien de oorzaak van de opschorting aan de klant kan worden toegerekend.
Opschorting laat de betalingsverplichtingen van de klant onverlet.

Artikel 11 – Aansprakelijkheid

Mena Finance is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aan Mena Finance toerekenbare tekortkoming, voor zover deze aansprakelijkheid niet op grond van de wet kan worden uitgesloten.
Mena Finance is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, bedrijfsschade, omzet- of winstderving, gemiste besparingen, verlies van gegevens, schade door bedrijfsstagnatie of schade veroorzaakt door derden.
Mena Finance is niet aansprakelijk voor schade die is ontstaan doordat de klant onjuiste, onvolledige of niet tijdig aangeleverde informatie heeft verstrekt.
Mena Finance is evenmin aansprakelijk voor schade als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving, gewijzigde beleidsregels of gewijzigde interpretaties van fiscale wetgeving nadat het advies is verstrekt, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Mena Finance.
De aansprakelijkheid van Mena Finance is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van Mena Finance wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventuele eigen risico.
Indien om welke reden dan ook geen uitkering krachtens een verzekering plaatsvindt, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag van het honorarium dat Mena Finance voor de betreffende opdracht in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis in rekening heeft gebracht, met een maximum van het bedrag dat redelijkerwijs in verhouding staat tot de aard en omvang van de opdracht.
De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Mena Finance.

Artikel 12 – Klachten en controle

Klachten over de uitvoering van werkzaamheden dienen zo spoedig mogelijk nadat de klant de tekortkoming heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, schriftelijk aan Mena Finance te worden gemeld.
De klant dient Mena Finance daarbij een redelijke mogelijkheid te bieden om de klacht te onderzoeken en, indien mogelijk, te herstellen.
Indien de klant niet binnen een redelijke termijn bezwaar maakt tegen een door Mena Finance verstrekte rapportage, aangifte, jaarrekening of ander document, kan Mena Finance ervan uitgaan dat de klant hiermee instemt, voor zover de wet dit toestaat.
Een klacht ontslaat de klant niet van zijn betalingsverplichtingen.

Artikel 13 – Bewaarplicht en digitale gegevens

De klant is zelf verantwoordelijk voor het bewaren van originele documenten en gegevens die voor zijn onderneming, administratie of fiscale verplichtingen van belang zijn.
Mena Finance zal zich inspannen om relevante gegevens gedurende de overeengekomen periode te bewaren, maar is niet verantwoordelijk voor het ontbreken van gegevens nadat de wettelijke of overeengekomen bewaartermijn is verstreken.
De klant dient zelf zorg te dragen voor een eigen back-up van belangrijke administratieve en financiële gegevens.
Mena Finance is niet aansprakelijk voor verlies van gegevens als gevolg van storingen, cyberincidenten, softwareproblemen, hardwareproblemen of andere omstandigheden buiten haar redelijke invloed.

Artikel 14 – Privacy en persoonsgegevens

Mena Finance verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en het behartigen van gerechtvaardigde bedrijfsbelangen.
Mena Finance zal persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Indien Mena Finance bij de uitvoering van werkzaamheden persoonsgegevens verwerkt namens de klant, kan een afzonderlijke verwerkersovereenkomst van toepassing zijn.
De klant staat ervoor in dat persoonsgegevens die aan Mena Finance worden verstrekt rechtmatig mogen worden verwerkt en verstrekt.

Artikel 15 – Geheimhouding

Mena Finance verplicht zich tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van de klant ontvangt.
De geheimhoudingsplicht geldt niet indien Mena Finance op grond van een wettelijke verplichting, rechterlijk bevel of andere bevoegde instantie verplicht is informatie te verstrekken.
De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.

Artikel 16 – Overmacht

Mena Finance is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe wordt verhinderd door een omstandigheid die redelijkerwijs niet aan haar kan worden toegerekend.
Onder overmacht wordt onder meer verstaan: ziekte of arbeidsongeschiktheid van medewerkers, storingen in software of ICT-systemen, internet- of elektriciteitsstoringen, cyberincidenten, overheidsmaatregelen, pandemieën, brand, oorlog, stakingen, storingen bij banken of andere dienstverleners en andere onvoorziene omstandigheden.
Tijdens een situatie van overmacht worden de verplichtingen van Mena Finance opgeschort.
Indien de overmachtssituatie langdurig voortduurt, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen, zonder dat daardoor een recht op schadevergoeding ontstaat.

Artikel 17 – Beëindiging van de overeenkomst

De overeenkomst kan door beide partijen schriftelijk worden beëindigd met inachtneming van de overeengekomen opzegtermijn.
Indien geen opzegtermijn is overeengekomen, geldt een redelijke opzegtermijn van één maand, tenzij de aard van de overeenkomst of omstandigheden een andere termijn rechtvaardigen.
Mena Finance is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk te beëindigen indien:
- de klant zijn betalingsverplichtingen niet nakomt;
- de klant noodzakelijke informatie structureel niet verstrekt;
- sprake is van fraude, misleiding of andere ernstige tekortkomingen;
- de klant surseance van betaling aanvraagt of failliet wordt verklaard;
- voortzetting van de dienstverlening redelijkerwijs niet van Mena Finance kan worden verlangd.
Bij beëindiging van de overeenkomst blijven reeds verrichte werkzaamheden en openstaande facturen volledig verschuldigd.
Indien de overeenkomst wordt beëindigd, zal Mena Finance, voor zover redelijkerwijs mogelijk en nadat alle verschuldigde bedragen zijn voldaan, relevante administratieve gegevens aan de klant of diens opvolgende adviseur verstrekken.

Artikel 18 – Overdracht en opvolgend adviseur

Indien de klant overstapt naar een andere administrateur, accountant of adviseur, zal Mena Finance – binnen redelijke grenzen – meewerken aan een correcte overdracht.
Mena Finance is gerechtigd de overdracht op te schorten indien sprake is van openstaande facturen, voor zover wettelijk toegestaan.
Werkzaamheden die specifiek ten behoeve van de overdracht moeten worden verricht en niet behoren tot de reguliere dienstverlening, kunnen afzonderlijk in rekening worden gebracht.

Artikel 19 – Intellectuele eigendom

Alle door Mena Finance ontwikkelde modellen, rapportages, berekeningen, formats, adviezen, documenten en andere werken blijven, voor zover daarop intellectuele eigendomsrechten rusten, eigendom van Mena Finance.
De klant verkrijgt uitsluitend het recht om deze stukken te gebruiken voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.
Het is de klant niet toegestaan door Mena Finance ontwikkelde documenten of modellen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming commercieel aan derden ter beschikking te stellen of te vermenigvuldigen.

Artikel 20 – Wijziging van de algemene voorwaarden

Mena Finance is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen indien dit noodzakelijk is als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving, bedrijfsvoering of andere omstandigheden.
Wijzigingen worden tijdig aan de klant kenbaar gemaakt.
De gewijzigde voorwaarden zijn van toepassing vanaf de datum die daarbij wordt vermeld.

Artikel 21 – Verjaring

Voor zover wettelijk toegestaan, vervalt iedere vordering van de klant jegens Mena Finance indien deze niet binnen één jaar nadat de klant bekend is geworden, of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn, met het feit waarop de vordering betrekking heeft, schriftelijk bij Mena Finance is ingediend.

Artikel 22 – Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten, opdrachten en rechtsverhoudingen tussen Mena Finance en de klant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen zullen in eerste instantie in onderling overleg worden geprobeerd op te lossen.
Indien een geschil niet in onderling overleg kan worden opgelost, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter, met inachtneming van de wettelijke bevoegdheidsregels.
Indien de klant een consument is, blijven de wettelijke regels inzake consumentenbescherming en rechterlijke bevoegdheid onverminderd van toepassing.

Artikel 23 – Slotbepaling

Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld ten behoeve van de dienstverlening van Mena Finance.
In gevallen waarin deze algemene voorwaarden niet voorzien, gelden de bepalingen van de tussen partijen gesloten overeenkomst en het toepasselijke Nederlandse recht.

Mena Finance
Pampuskade 210
3077 ZK Rotterdam
Nederland

Versie: september 2026