Privacybeleid Mena Finance

Laatst bijgewerkt: 13 september 2026

Mena Finance, gevestigd aan de Pampuskade 210, 3077 ZK Rotterdam, hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens van onder andere klanten, contactpersonen, ondernemers, werknemers van klanten en bezoekers van onze website.

Wij behandelen persoonsgegevens zorgvuldig en verwerken deze uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, onze wettelijke verplichtingen en de doeleinden die in dit privacybeleid worden beschreven.

Mena Finance handelt daarbij, afhankelijk van de situatie, als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Mena Finance is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Mena Finance
Pampuskade 210
3077 ZK Rotterdam
Nederland

Heeft u vragen over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan of wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten? Dan kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die op onze website staan vermeld.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Mena Finance kunnen wij verschillende persoonsgegevens verwerken.

Dit kan onder andere gaan om:

naam en voorletters;
bedrijfsnaam en functie;
adresgegevens;
telefoonnummer;
e-mailadres;
geboortedatum;
bank- en betaalgegevens;
gegevens die nodig zijn voor administratieve en fiscale dienstverlening;
gegevens met betrekking tot inkomsten, uitgaven, vermogen en financiële verplichtingen;
gegevens die noodzakelijk zijn voor belastingaangiften;
gegevens met betrekking tot werknemers en salarisadministratie;
gegevens uit documenten die u aan ons verstrekt;
correspondentie en communicatie met Mena Finance;
gegevens die u verstrekt via onze website, bijvoorbeeld via een contactformulier;
technische gegevens, zoals IP-adres en gegevens over het gebruik van onze website, voor zover dit via cookies of vergelijkbare technieken wordt verzameld.

Wij streven ernaar om uitsluitend persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

3. Voor welke doeleinden gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor onder andere de volgende doeleinden:

het uitvoeren van administratieve, fiscale en financiële dienstverlening;
het verwerken en controleren van administraties;
het verzorgen van belastingaangiften;
het samenstellen van financiële overzichten en jaarrekeningen;
het verzorgen van salarisadministraties;
het onderhouden van contact met klanten en relaties;
het opstellen en uitvoeren van overeenkomsten;
het verwerken van facturen en betalingen;
het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
het beantwoorden van vragen en verzoeken via onze website;
het verbeteren en beveiligen van onze dienstverlening en website;
het behandelen van klachten, geschillen en eventuele juridische procedures;
het informeren van bestaande relaties over onze dienstverlening, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor deze zijn verzameld, tenzij dit op grond van de AVG of andere toepasselijke wetgeving is toegestaan.

4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer de verwerking noodzakelijk is om onze overeenkomst met u uit te voeren, bijvoorbeeld bij het verzorgen van uw administratie of belastingaangiften.

Wettelijke verplichting
Wanneer wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te verwerken of te bewaren, bijvoorbeeld op grond van fiscale en administratieve wetgeving.

Gerechtvaardigd belang
Wanneer verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Mena Finance of een derde, waarbij wij uw privacybelangen zorgvuldig afwegen.

Toestemming
In situaties waarin de wet dit vereist, vragen wij vooraf uw toestemming. U kunt een gegeven toestemming altijd weer intrekken.

5. Persoonsgegevens die wij namens klanten verwerken

Bij onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens verwerken die wij van onze klanten ontvangen.

Denk bijvoorbeeld aan gegevens van:

werknemers;
klanten van onze opdrachtgever;
leveranciers;
zakelijke relaties;
personen die voorkomen in administratieve documenten;
personen van wie gegevens noodzakelijk zijn voor belastingaangiften of salarisadministratie.

In dergelijke situaties treedt Mena Finance, afhankelijk van de betreffende verwerking, op als verwerker namens onze klant.

Wanneer Mena Finance als verwerker optreedt, verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de gemaakte afspraken en de toepasselijke privacywetgeving. Waar vereist worden hierover afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verstrekken persoonsgegevens niet zomaar aan derden.

In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn persoonsgegevens te delen met externe partijen, bijvoorbeeld:

softwareleveranciers die wij gebruiken voor onze administratie en dienstverlening;
hosting- en IT-dienstverleners;
salaris- en administratieve softwareleveranciers;
banken en betalingsdienstverleners;
belastingadviseurs, accountants of andere professionele adviseurs;
overheidsinstanties, waaronder de Belastingdienst, wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is;
andere partijen wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer wij externe partijen inschakelen die namens ons persoonsgegevens verwerken, beoordelen wij waar nodig of passende afspraken over gegevensbescherming en beveiliging zijn gemaakt.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken.

Wanneer persoonsgegevens toch worden doorgegeven aan een organisatie buiten de EER, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige juridische grondslag bestaat en dat passende waarborgen worden getroffen overeenkomstig de AVG.

8. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Mena Finance neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofd gebruik, wijziging of openbaarmaking.

Afhankelijk van de aard van de gegevens en de risico’s kunnen deze maatregelen onder andere bestaan uit:

beveiligde digitale systemen;
toegangsbeperking tot persoonsgegevens;
sterke authenticatie en wachtwoordbeveiliging;
beveiligde gegevensuitwisseling;
periodieke controles van toegangsrechten;
beveiligingsupdates;
afspraken met medewerkers en externe dienstverleners over vertrouwelijkheid;
back-ups en maatregelen om gegevensverlies zoveel mogelijk te voorkomen.

Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens daadwerkelijk nodig hebben voor hun werkzaamheden.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.

Voor administratieve en fiscale gegevens kunnen wettelijke bewaartermijnen gelden. Zo kan de fiscale bewaarplicht ertoe leiden dat bepaalde administratieve gegevens gedurende meerdere jaren moeten worden bewaard.

Wanneer een wettelijke bewaartermijn is verstreken en er geen andere gerechtvaardigde reden bestaat om de gegevens te bewaren, worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Voor persoonsgegevens waarvoor geen specifieke wettelijke bewaartermijn geldt, bepalen wij de bewaartermijn op basis van onder andere:

het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld;
de aard van de gegevens;
onze contractuele relatie met u;
eventuele wettelijke verplichtingen;
mogelijke geschillen of juridische verplichtingen.

10. Uw privacyrechten

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u onder de voorwaarden van de AVG verschillende rechten.

U kunt onder andere verzoeken om:

inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
verwijdering van persoonsgegevens;
beperking van de verwerking;
overdracht van uw persoonsgegevens (dataportabiliteit), wanneer dit wettelijk van toepassing is;
bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
intrekking van eerder gegeven toestemming.

Een verzoek kan schriftelijk of digitaal bij ons worden ingediend.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij bij een verzoek aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk worden ingediend, kan deze termijn onder de voorwaarden van de AVG worden verlengd.

11. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop Mena Finance met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op. Wij proberen uw klacht zo snel mogelijk en zorgvuldig op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy en persoonsgegevens.

12. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Cookies kunnen worden gebruikt om:

de website goed te laten functioneren;
voorkeuren te onthouden;
inzicht te krijgen in het gebruik van onze website;
de website en dienstverlening te verbeteren;
eventueel relevante communicatie of marketing mogelijk te maken.

Niet-noodzakelijke cookies worden, waar wettelijk vereist, pas geplaatst nadat hiervoor toestemming is verkregen.

U kunt uw cookievoorkeuren wijzigen via de cookie-instellingen op onze website. Meer informatie over de specifieke cookies die Mena Finance gebruikt, de doeleinden daarvan en de bewaartermijnen wordt opgenomen in ons cookiebeleid.

13. Contact via de website

Wanneer u via onze website contact met ons opneemt, gebruiken wij de door u verstrekte gegevens uitsluitend om uw vraag of verzoek te behandelen en, indien nodig, contact met u op te nemen.

Wij vragen u om via algemene contactformulieren geen gegevens te verstrekken die niet noodzakelijk zijn voor uw vraag.

Voor het uitwisselen van vertrouwelijke financiële, fiscale of administratieve documenten adviseren wij gebruik te maken van de door Mena Finance aangewezen beveiligde systemen of communicatiekanalen.

14. Gegevens van minderjarigen

Onze dienstverlening is in beginsel gericht op ondernemingen en volwassenen. Wij hebben niet de intentie om via onze website bewust persoonsgegevens van minderjarigen te verzamelen.

Wanneer u van mening bent dat wij zonder toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verwerkt, verzoeken wij u contact met ons op te nemen.

15. Wijzigingen in dit privacybeleid

Mena Finance kan dit privacybeleid wijzigen wanneer onze dienstverlening, werkwijze, website of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd. Wij adviseren u daarom om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen.

16. Slotbepaling

Dit privacybeleid is opgesteld op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke Nederlandse wet- en regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming.

Hoewel wij dit privacybeleid zorgvuldig hebben opgesteld, kan niet worden uitgesloten dat specifieke situaties aanvullende afspraken of maatregelen vereisen. Voor klanten waarvoor Mena Finance persoonsgegevens verwerkt, kunnen aanvullende afspraken worden vastgelegd in een overeenkomst of verwerkersovereenkomst.

Mena Finance
Pampuskade 210
3077 ZK Rotterdam
Nederland